Les 9 vies du chat - s'organiser

Un bureau de 3m...

Olivier Martieaau — Tue, 26 Aug 2008 17:44:00 +0200

Bon, d'accord je n'ai pas blogué depuis un moment, mais j'ai une bonne excuse : je travaille très dur avec Benjamin !

Au programme : la nouvelle version de septembre de 42stores, la mise en route de nos nouveaux locaux (bail, accès internet, bureaux, etc.), les recrutements, la préparation du salon eCommerce. Et je vous le donne en mille : tout cela est bien deux fois plus compliqué que prévu...

Bref, de notre coté ça fait longtemps que les vacances sont finies... et de toute façon avec le temps qu'il fait, il n'y a rien d'autre à faire que bosser jour et nuit (sachant que j'ai déjà été voir Wall-E et le dernier Batman).

Et vous la rentrée ?

En lisant le blog de Dette (qui fait je jolie housse pour portable), j'y ai trouvé un bon conseil pour l'aménagement de nos nouveaux bureaux : “si un bureau de 3 M tu as, 3 M de paperasses tu accumuleras”. Donc pour les bureaux, on fera simple (1m50) et pas cher (ils font de beau tréteaux en ce moment)

PS : non, je mets toujours pas de photo dans mes billets, je sais c'est moche et je dis dans mes formations de toujours mettre une illustration ! 100% faites ce que je dis pas ce que je fais.

Organiser les papiers pour une très petites entreprises

Olivier Martineau — Wed, 11 Jun 2008 20:07:00 +0200

Ou est-ce que vous avez rangé le dernier courrier de l'URSAFF ? Et le dernier courrier de votre fournisseur préféré... oui, celui qui vous confirmait une remise sur votre prochaine commande...

Mr Boo, fondateur d'Hellotipi a trouvé la solution ! Et vous explique tout en video :

Sa solution est inspiré de la XAMBOX.

Sauvegarde...

Olivier Martineau — Fri, 02 May 2008 19:14:00 +0200

Le disque dur du portable de Benjamin vient de lâcher... encore une fois. A chaque fois que ça arrive, chez moi ou ailleurs, je vérifie un coup mes sauvegardes....

Aujourd'hui, j'utilise Time Machine sur mon mac. Mais pour cela il faut que j'utilise un disque dur externe, ce qui n'est pas toujours pratique. Evidement, je pourrais externaliser la sauvegarde avec TimeCapsule, mais uniquement pour mon mac, c'est un investissement un peu cher.

Il y quelques temps, je vous avais parlé de Mozy, une très bonne solution de sauvegarde données sur Internet. Mozy est gratuit jusqu'à 2Go, et après vous pouvez accéder à un espace de stockage illimité pour 5$ par mois (au cours du dollar actuel, cela fait un peu plus de 3€).

Si vous voulez tester Mozy, c'est gratuit, et c'est par ici...

Google Calendar donne la météo

Olivier Martieaau — Tue, 08 Apr 2008 14:51:00 +0200

Petite nouveauté ce matin dans Google Calendar : il me donne la météo ! Trop sympa. Bon, comme d'habitude ce n'est disponible que dans la version anglaise... pour les versions traduites cela viendra plus tard

Vous vous déplacez avec votre ordinateur portable ? MALHEUR !

Olivier Martieaau — Mon, 31 Mar 2008 11:10:00 +0200

Louis Naugès nous raconte aujourd'hui quelques petites histoires sur la sécurité des ordinateurs portables ! Et c'est la misère...

Vous stockez forcément des documents, plus ou moins "de travail" sur votre PC portable, et bien imaginer les conséquences si vous les perdiez ?

Quelques exemples, venu directeur du blog de Louis :

" En Angleterre, une amende d’un million de livres a été infligée à NationWide Building Society pour la disparition d’un portable volé en 2007 avec... 11 millions de noms. "
" Chez Boeing, un portable volé dans une voiture contenait les noms et numéros de Sécurité Sociale de plus de 300 000 employés de la société, actuels et à la retraite. "
" À la fin d’un séminaire que Louis avait animé pour un très grand groupe financier français (non, ce n’était pas la Société Générale !), il est parti le dernier de la salle de conférences, après avoir rangé son portable.
Il a trouvé sur le pupitre le... PDA de l’un des dirigeants de ce groupe, sans mot de passe, sans cryptage ; ceci lui a permis de savoir rapidement à qui il appartenait et de le lui rendre, mais que ce serait-il passé s’il était tombé dans d’autres mains ? "

Réfléchissez vraiment à ce que vous stockez dans votre ordinateur portable. Les documents ont deux valeurs différentes :

La valeur représenté par le temps qui à été nécessaire à leur création : pour rédiger un rapport, vous avez mis 10h.
La valeur marchande : un fichier client se vend 30 centimes l'adresse, et des fois beaucoup plus s'il est très qualifié.

A vous de mettre en place les solutions qui vont en face de ces risques : des sauvegardes et du cryptage (chiffrement est le vrai terme en français)

Home Sweet Home, mais en 3D

Olivier Martieaau — Sun, 02 Mar 2008 20:03:00 +0100

Je suis en train d'aménager mon futur bureau, mais la découverte de Sweet Home 3D tombe à point.

Ce logiciel en français (pour Mac, Windows et Linux : pas de jaloux) vous aide à créer un plan de votre intérieur. Facile à utiliser, il est rapide et donne immédiatement un rendu en 3D de votre pièce.

Comment partir tôt du bureau ? 5 astuces.

Olivier Martieaau — Wed, 20 Feb 2008 22:56:00 +0100

En France, partir tard de soir est un signe positif, mais ça n'est pas comme ça dans tous les pays. En fait, j'ai connu plein de gens qui partaient tard du bureau, mais pas parce qu'il travaillait, mais plus souvent qu'il n'avait pas envie de rentrer à la maison trop tôt...

On a toujours un dernier truc à finir avant de partir, mais voici 5 astuces pour mieux travailler et finir plus tôt.

Fixez vous une deadline : quand j'allais chercher mon fils à la crèche, je devais y être avant 18h30. point final, pas de rab, pas de retard, pas de "j'avais un dossier à finir". Donc à partir de demain vous êtes à la maison avant 19h30, sans aucune excuse. La moitié des salariés fonctionnent avec une contrainte horaire (train, nounou, etc.), pourquoi pas vous ?
Avant de partir, faites un postit avec la première chose que vous aurez à faire le lendemain matin : la phase de démarrage le matin est toujours un peu longue, mais si vous savez immédiatement quoi fait, vous irez plus vite ! Ce conseil est directement inspiré de la GTD.
Ne regardez pas votre email dans la première heure : tout simplement, vous ne serez pas dans la pression de l'urgence et avancerez sur ce qui est important.
Supprimez une ligne de votre ToDo List : oui, décider de ne pas faire quelque chose que vous aviez prévu de faire. Quelle est la tache la moins importante ? Celle qui sera sans aucune conséquence si vous ne la faites pas. Celle qui traine dans cette liste depuis plusieurs semaines. Et voilà un problème de réglé, définitivement et en quelques secondes !
Apprenez à raccourcir les discussions : certaines personnes ont beaucoup de temps... et vous en font perdre. Lors d'un rendez-vous important, ou d'une réunion la conversation peut rapidement vous emporter sur des chemins de traverse qui ne vous feront que perdre du temps. C'est pour la même raison que chaque rencontre, chaque réunion doit être préparée pendant quelques minutes pour vous fixer des objectifs. Ces objectifs en tête vous pourrez facilement revenir sur les sujets de discussion importants.

Ce billet est librement inspirée d'une note sur Lifehacker.

Société Général : il faut virer le Directeur Informatique

Olivier Martieaau — Tue, 29 Jan 2008 13:47:00 +0100

Question : Comment ce trader a t'il réussit à passer 50 milliards d'euros en bourse ?

Réponse : Il a caché ses positions en accédant directement au logiciel de contrôle, parce qu'il avait les mots de passe.

Conclusion : La sécurité du système informatique est défaillante, et le directeur informatique doit être licencié !

Il me semble que j'en ai déjà parlé sur ce blog, à propos de la sécurité des interfaces pour consulter ses relevés de compte : la sécurité des banques n'est pas adaptées au besoin.

Un mot de passe ... un simple mot de passe pour sécuriser un logiciel de contrôle bancaire. Pour les néophytes : le mot de passe est le premier niveau de sécurité informatique. Un mot de passe, c'est comme un digicode à l'entrée de la porte de votre immeuble : tout le monde fini par le connaitre.

Est ce que vous sécuriseriez la porte de votre domicile avec un digicode ? Probablement pas !

Alors on peux toujours faire reposer la responsabilité aux utilisateurs : "ils notent leurs mots de passe sur des post-it", "ils prêtent leurs mots de passe". Mais non, la faute revient au service informatique : pourquoi n'ont ils pas mis en place un solution plus sécurisé. Comme une clé, avec plusieurs verrous ... comme sur votre maison.

En informatique, ça s'appelle un token : un petit "bidule" électronique qu'il faut utiliser avec votre mot de passe pour montrer patte blanche. En fait, c'est comme votre carte bleue : pour payer, il faut la carte + le code.

Avec un tel système Jérome KERVIEL n'aurai jamaus pu disimuler 50 milliards de position, et n'aurai pas perdu 5 milliards d'euro.

Cherche cahier avec des pages repositionnables

Olivier Martieaau — Thu, 24 Jan 2008 23:57:00 +0100

Je lance un avis de recherche. Il est impossible de trouver un produit de ce coté de l'Atlantique : un cahier avec des pages repositionnables.

Quelque chose qui ressemble à ça :

Il existe plusieurs fabricants au USA. Celui là, c'est le Circa de Levenger. On peux même acheter une perforatrice spéciale pour ajouter des pages imprimées dans son cahier.

Vous avez une marque, ou une piste à me donner ?

Asus EEE : commandé !

Olivier Martieaau — Thu, 17 Jan 2008 21:54:00 +0100

Et voilà, une chose de moins à faire sur ma liste de tâche ;-)

Je viens de pré-commander un portable ASUS EEE.

Mais c'est quoi ce portable ? Et bien, c'est un portable hors du commun !

C'est un mini portable : de la taille d'une demi feuille A4, il pèse moins d'1Kg,
Il n'a pas de disque dur, pas lecteur de CD, et ne fonctionne pas avec Windows,
Il permet d'aller sur internet (firefox), d'utiliser openoffice, de faire de la messagerie instantanée et même d'utiliser la webcam intégrée,
Caractéristiques techniques : Ecran 7" 800x480, 512Mo RAM, 4Go stockage, lecteur carte SD
Le prix ? 300€ TTC !

Si tout va bien, je l'aurai d'ici la fin du mois.

Blackberry = tout Google

Olivier Martieaau — Thu, 10 Jan 2008 12:24:00 +0100

Je suis de plus en plus content de mon blackberry. C'est probablement le téléphone idéal ! Pourquoi ? Parce que c'est la prolongation complète de mon environnement en ligne.

Mon blackerry me permet d'accèder à mes boites email et façon complète et très rapidement : les nouveaux clients GMAIL sont parfaits ! Oui, il y en a deux : un pour GMAIL (pour mon email perso) et un pour GoogleApps (que j'utilise sur mon adresse pro).

Ce client permet le lire, d'écrire, de classer, d'archiver, de chercher les messages dans votre boite gmail (sans qu'ils soient stocké dans votre téléphone). Vous accédez aussi intégralement à votre carnet d'adresse (cool !!)

En installant les deux applications vous pouvez accèdez à 2 boites Gmail en même temps : l'application Mail pour GoogleApps fonctionne aussi avec les comptes gmail standards.

Pour télécharger le client Gmail (icône rouge), allez sur le site mobile (avec votre téléphone) : http://gmail.com/app/. Mais choisissez la version anglaise (1.5.1) car la version française n'est pas à jour (1.1) et n'arrivait pas à passer sur le réseau avec mon BB.

Pour la version GoogleApp (icône bleu), c'est est http://m.google.com/a/.

Mon blackberry me synchronise mon agenda automatiquement ! J'utilise Google Calendar (aussi bien pour la maison que pour le boulot). Et depuis quelques jours, Google mobile sync synchronise mon agenda sur la blackberry avec mon agenda Google Calendar.

Pour l'installer, utilisez votre blackberry à http://m.google.com/sync/

Et la Cerise sur le gateau : GoogleMaps Mobile. En plus de vous afficher les cartes (y compris satellite), maintenant il vous positionne sur la carte grâce aux antennes de téléphonie mobile. Alors évidement, ce n'est pas du GPS, la précision est beaucoup plus faible. Mais c'est toujours ça ! La fonction itinéraire est aussi très fonctionnelle, même sur un petit écran. En appuyant sur un touche vous passez d'étape en étape et vous êtes guidé. Pratique !

Pour l'installer : http://m.google.com/m/produtcs

Au fait, désolé pour les fans, mai : non, un iPhone ne permet pas de faire tout ça... enfin GoogleMaps, si quand vous pourrez faire votre mise à jour en 1.1.3

PS : un BlackBerry Pearl coute 9€ et l'option data (presque illimitée) coute 12€ / mois.

J'ai mon !Phone

Olivier Martieaau — Thu, 29 Nov 2007 14:27:00 +0100

Il n'y a pas longtemps que vous parlais de mon indécision concernant mon prochain téléphone. De ce cote, je ne suis pas très geek : mon ancien téléphone avait presque 5 ans !

Depuis la sortie du iPhone, je rêve d'en avoir un. Il est magnifique, son interface est extraordinaire, il marche parfaitement avec mon Mac, il navigue parfaitement sur Internet , etc.

Mais, il y a quelques "mais". Zuneo nous fait un longue liste de ce que l'iphone ne fait pas. Personnellement, j'ai noté :

Sans push mail
Sans sonneries Mp3
Sans carte mémoire
Sans batterie amovible
Avec un son médiocre, une autonomie faible, toujours sale et qui coûte 400 euros.

En plus, officiellement, on ne peux pas installer de nouvelles applications. Bref, ce n'est pas forcément le téléphone idéal (je ne vous ai même par parlé du tarif des forfaits).

Alors, j'ai cherché une alternative au iPhone, un !Phone.... : Bouygues Télécom propose en ce moment des Blackberry Pearl 8100 pour 3 fois rien (9€).

Alors, que peut on faire sur un Blackberry Pearl ?

Téléphoner ! Avec un très bonne ergonomie.
Naviguer sur le web ponctuellement (je suis pratiquement toujours à quelques mètres d'un ordinateur connecté)
Recevoir des emails immédiatement (le fameux Push Mail, excessivement facile à configurer, presque magique)
Ecouter de la musique (MP3, ou Vidéo) Il remplace facilement mon ancien leur MP3
L'utiliser comme une clé USB (il suffit de mettre une carte mémoire de plus grand capacité dans le téléphone, une 2Go par exemple)
Consulter les cartes de Google Maps (Perdu ? Moi jamais)
Gérer mon agenda (synchronisé avec Google Calendar) et mes contacts
Chatter si nécessaire (avec Gtalk ou Skype pour moi)

En plus, il prend aussi des photos (de qualité moyenne).

Mais la question est : Est ce qu'il est facile à utiliser ?

J'en ai déjà essayé plusieurs (SPV M5000 sous Windows Mobile, Sony Ericson M600i) qui m'ont beaucoup déçus. Mais le Blackberry est, lui, très facile à utiliser :

la "perle" permet de naviguer très facilement dans les menus,
le clavier "SureType" (deux lettres sur un touche) est très pratique à utiliser, et finalement marche presque aussi bien qu'un clavier normal,
la taille du téléphone est raisonnable, comme en téléphone "normal" en fait. Il ne déformera pas votre poche !
les menus sont contextuels, et donc ne vous montre que les options disponibles au bon endroit.

En utilisant un BB, on comprend pourquoi (comment) les cadres supérieurs arrivent à l'utiliser : c'est simple !

Bref, sans aucune doute, le BlackBerry Pearl est un très bon téléphone PDA.

L'abonnement que j'ai pris est un 1h+1h à 22€90 avec l'option Blackberry (50Mo, largement assez) à 11€90. En gros, 2 heures de communication et email presque illimité + quelques pages web pour 35€ par mois. Correct, non ?

Mise à jour : Vous pouvez tout installer d'un coup, grâce à Google Mobile Updater for blackberry. Ce logiciel n'est normalement pas disponible hors des USA, mais vous pouvez simplement le télécharger à cet adresse http://www.google.com/m/download/pack/apps/v2.1.4/en/BlackBerry-42/pack-0.jad (à tapper sur votre blackberry...) mais comme c'est un peu long, je vous ai fait un raccourci avec tinyurl : http://tinyurl.com/ypwsmy

GMAIL : filtrer en fonction du language

Olivier Martieaau — Fri, 16 Nov 2007 21:43:00 +0100

Je viens de découvrir dans mes flux RSS une fonctionnalité pas vraiment documenté. GMAIL permet de chercher par langue. Par exemple, entrez "lang:english" et GMAIL vous affiche les emails en anglais.

Mais c'est vraiment utile pour créer des filtres. Moi, je l'ai mis en place parce que je reçois régulièrement des spams en russe ! Et gmail a un peu de mal à me filtre les spams russes.

PS : au fait, en passage votre gmail en anglais vous pouvez tester la nouvelle interface de gmail. Il y a notamment de grosses différences dans les gestions des contacts. Il n'y a plus qu'à espérer que l'on puisse bientôt synchroniser avec un téléphone par exemple.

Choisir un service de mindmap en ligne

Olivier Martieaau — Fri, 12 Oct 2007 20:19:00 +0200

Si vous suivez un peu ce blog, vous savez que je suis fan du mindmapping. En français ? Cartes heuristiques... ça ne vous avance pas beaucoup ! Les mindmaps permettent d'organiser ses idées très facilement, et surtout de les travailler avec agilité. Jusqu'à présent, j'utilise FreeMind, un logiciel pour mac, pour pc et pour linux. Pour plus de détail, relisez mon précédent billet sur les mindmaps.

Freemind est gratuit et fonctionne bien. Par contre, l'ergonomie n'est pas idéale, surtout pour effectuer la mise en forme de la map (couleurs, police, etc.) De plus comme c'est un logiciel installé sur un poste, et que moi je me promène de poste en poste, je suis obligé d'avoir une clé USB avec toutes mes maps dessus... pas forcément pratique (évidement, le l'oublie régulièrement au bureau ou à la maison...)

Alors la solution : utiliser un outil de mindmap en ligne. Facile ! .... à moitié facile en fait : le quel utiliser ?

Il existe quelques services en ligne, sans qu'un sorte vraiment du lot au premier coup d'oeil :

Les deux grands concurrents semblent être Mindomo et Mindmeister, je les avais déjà repérés.

Alors maintenant, il va falloir choisir. Pas simple, je vais essayer de faire un petit cahier des charges : quelques sont les fonctionnalités indispensables pour moi :

import et export de mes maps faites avec Freemind,
la possibilité d'utiliser avec le clavier (Insert pour ajouter un noeud fils, entrée, les fleches, etc.). C'est indispensable pour être productif,
les liens, vers des pages web, et aussi vers d'autres cartes,
les possibilités de "décoration" : couleurs, taille des texte, icônes. A propos d'icone, j'aime bien les icônes de type "tâches" qui permettent d'indiquer un niveau d'avancement,
la possibilité d'inviter quelqu'un à travailler sur la carte (pas forcément en même temps)
pouvoir facilement re-organiser les différents éléments de la map : c'est comme ça que je réfléchi.

Voilà la base : je vais faire un tour sur les différents sites, et je vous dis ce que j'en pense (j'ajouterai certainement quelques critères)

[Mise à jour 1]
Premier tour de la qualification :

WiseMapping est encore un peu jeune, et l'ergonomie n'est pas très au point. Par exemple, on se voie pas sur quel nœud on est en train de travailler : disqualifié.
MapUL : j'ai regardé la démo, c'est plus un logiciel de dessin que de productivité personnel. En plus MapUL utilise Silverlighting de Microsoft : c'est une extension à installer, ce n'est pas toujours pratique sur des postes où l'on est pas administrateur : alors "au revoir".
Map42 : tout va bien, il répond au point 1 à 6, sans probleme. Juste un peu de mal à gerer les grandes cartes.
Je suis en train de regarde Comapping : et je dois dire que je suis impressionné. Il répond a tous les points de mon cahier des charges. Mais j'ai vraiment bien aimé l'interface et l'ergonomie. Ce n'est pas une simple copie des logiciels existants : on sent bien qu'ils ont réfléchit à ce qu'ils voulaient faire. Les options de collaboration sont très perfectionnés. Et enfin pour finir le tableau flatteur : l'abonnement ne coute que 2€ par mois.

[Mise à jour 2 (12 oct fin d'après midi)]

Mindomo est a priori bien... sauf qu'il refuse totalement d'importer mes fichiers FreeMind, l'export vers FreeMind n'existe pas l'impression ne marche pas. Dommage parce que c'est assurément celui qui à les fonctionnalité d'édition les plus riches. Malheureusement pas de vrai travail collaboratif non plus.
Et enfin, MindMeister. Un très bon outil aussi simple et clair. Toutes les fonctionnalités démandées sont là.

Alors maintenant le choix ce précise : Comapping ou MindMeister. Il va falloir que j'ajoute quelques critères pour faire un choix !

Le prix MindMeister : gratuit/4,16$ / mois contre Comapping 2$ par mois Avantage comapping
Lisibilité des impressions : Avantage commaping
Comapping possède un mode "présentation" : très utile pour moi
Gestion des taches : les deux ont des indicateurs d'avancement, à qui elle est attribué et une date limite : Egalité
look général : l'interface de MindMeister en plus jolie : Avantage MindMeister

Conclusion, je vais utiliser comapping, et je vous prépare un descriptif complet de cette solution.

Rangez vos livres

Olivier Martieaau — Tue, 18 Sep 2007 00:00:00 +0200

Je vous propose une méthode originale pour classer vos livres. Dans les librairies, les livres sont classés par thèmes et puis par auteurs, mais je préfère largement le classement par couleur comme sur la photo ci-dessous !

Mais franchement, je ne suis pas sur qu'avec mes livres j'arrive à faire un magnifique dégradé comme ça.

Source CRAFT:. A voir aussi dans FLICKR

Dring, dring c'est l'heure

Olivier Martieaau — Fri, 14 Sep 2007 21:08:00 +0200

Un peu fatigué ? Dur de ce lever le matin ? Ce reveil est pour vous (et aussi pour moi !) Si vous essayez de de tricher et de rester au lit, ce réveil saute de la table de nuit et roule dans toute la chambre en hurlant ... et là vous êtes sur de vous lever !

49$ chez elseware

Astuces pour gagner du temps

Olivier Martieaau — Tue, 11 Sep 2007 22:38:00 +0200

Christophe vient de me signaler quelques videos pour gagner du temps, minutes après minutes, presque tous les jours !

Mettre en place la GTD adans GMAIL

Olivier Martieaau — Fri, 31 Aug 2007 22:56:00 +0200

En attendant la fin de mon explication sur la GTD, voici une petite explication pour la mettre en place avec GMAIL.

Comme je le disais dans le précédent billet, il faut surtout concentrer toutes les informations que vous recevez pour bien démarrer avec la GTD. Tout mettre dans votre messagerie permet de centraliser tout, et du même coup vider votre boite régulièrement.

Petit accessoire utile pour téléphone mobile

Olivier Martieaau — Thu, 30 Aug 2007 11:18:00 +0200

Pas beaucoup d'innovation dans les chargeurs de téléphone mobile ! Chiasso propose quelque chose d'intéressant : un support pour téléphone qui s'accroche sur le transformateur. Un peu cher (22$) pour ce que c'est, mais l'idée est excellente.

Source : Swissmiss, un blog sur le design toujours plein de bonnes idées. En anglais, mais les photos parlent pour tout le monde !

GTD phase 2 : traiter et organiser

Olivier Martieaau — Wed, 08 Aug 2007 17:43:00 +0200

Je continu ma série de billets sur la GTD. Ca y est vous avez suivi mon premier conseil : vous avez rassemblé tout ce qui arrive chez vous. Il est temps de savoir comment traiter et organiser tout cela...

Ce petit schéma résume la procédure à suivre, que le vais vous expliquer. L'unique objectif cette procédure est de vider votre boite d'arrivée, et d'y voir parfaitement clair dans vos petites affaires.

Première tri : est-ce que ce document donne lieu à une action ?

Par exemple :

Pour une facture, vous devez envoyer un chèque -> action
Pour votre relevé de point retraite, il faut juste le classer -> pas d'action
Par MSN votre femme vous demande de passer cherchez le pain -> action
Un client au téléphone vous demande de lui envoyer une proposition commercial -> action
Vous recevez un compte-rendu de réunion -> pas d'action
sauf si ... dans ce CR, une tache vous est affecté -> action

Si c'est une action :

est-ce qu'elle vous prendrait 2 minutes au plus ?
Et bien ... faites le immédiatement ! Deux avantages : ça vous libérera d'une tâche qui vous encombre l'esprit et en plus, ça vous prendrait plus de temps d'y revenir plus tard.
Par exemple, payez vos factures dès la réception. Répondez immédiatement au mail qui demande un réponse simple.
est-ce à vous de faire cette tâche? Non ?
Alors déléguez cette tache à un de vos collègues, à votre femme, (ou à votre mari, ne soyons pas misogyne). Mais vous allez quand même suivre cette tâche. Vous allez la classer (ou noter) dans un dossier « A suivre ».

La GTD est basé sur un ensemble de « dossier » pour organiser vos informations. Ces dossiers peuvent se matérialiser différemment suivant vos besoins : un tas sur votre bureau, un trieur, un pochette ou sur votre ordinateur, un dossier de votre disque dur, une catégorie dans votre messagerie, etc.

est ce qu'il y a une date limite ?
Et bien, planifiez cette tâche dans votre agenda, avec suffisamment de temps pour la réaliser.
Cette tâche est à faire dès que possible ?
Quand on est branché, on dit « ASAP » (acronyme anglophone :As soon as possible). Classez cette tâche dans le dossier « Prochaines actions »
est-ce que tâche trop grosse pour être fait d'un seul coup ?
Par exemple, refaire le site faire, réaliser un étude de marché pour un nouveau produit, construire une cabane de jardin...
Et bien, classez cette action dans le dossier « projets », et créez une première action pour ce projet dans le dossier « Prochaines actions »
Par exemple, pour construire un cabane de jardin, vous allez voir ce qui se fait dans les magasins de bricolage. Pour refaire votre site, vous allez questionnez vos collègues pour savoir ce qu'ils aimeraient trouver grâce au site web.

Et si ce n'est pas une action ?

Si c'est un document que vous souhaitez garder mettez le dans un dossier « Références »
Si c'est quelque chose qui devrait donne lieu, un jour, à une action, classez le dans « Un jour, peut être ». Dans ce dossier, vous pouvez stocker toute les idées à mûrir, etc.
Et enfin, si vous n'avez pas d'action à faire, si ce document ne vous sera pas utile dans l'avenir : sans aucun regret, jetez le à la poubelle ! Ce n'est pas la peine de garder plus longtemps des choses inutiles

Cette procédure est a faire aussi souvent que possible. Ca deviendra vite un automatisme.

Vous avez donc 5 dossiers :

Prochaines actions : toutes les tâches que avez à faire le plus rapidement possible,
A suivre : les tâches délégués,
Projets : les actions trop importantes pour être réalisé d'un seul coup,
Références : des informations que vous voulez garder en archive,
Un jour, peut être : des idées, que vous conservez sous le coude.

En plus vous avez votre agenda, etc ... une poubelle !

Les explications sont un peu longues. J'espère que vous suivez encore. Prochaine étage ? Je fais quoi de tout ça ?