Les 9 vies du chat - Tag - gtd

Cherche cahier avec des pages repositionnables

Olivier Martieaau — Thu, 24 Jan 2008 23:57:00 +0100

Je lance un avis de recherche. Il est impossible de trouver un produit de ce coté de l'Atlantique : un cahier avec des pages repositionnables.

Quelque chose qui ressemble à ça :

Il existe plusieurs fabricants au USA. Celui là, c'est le Circa de Levenger. On peux même acheter une perforatrice spéciale pour ajouter des pages imprimées dans son cahier.

Vous avez une marque, ou une piste à me donner ?

Mettre en place la GTD adans GMAIL

Olivier Martieaau — Fri, 31 Aug 2007 22:56:00 +0200

En attendant la fin de mon explication sur la GTD, voici une petite explication pour la mettre en place avec GMAIL.

Comme je le disais dans le précédent billet, il faut surtout concentrer toutes les informations que vous recevez pour bien démarrer avec la GTD. Tout mettre dans votre messagerie permet de centraliser tout, et du même coup vider votre boite régulièrement.

GTD phase 2 : traiter et organiser

Olivier Martieaau — Wed, 08 Aug 2007 17:43:00 +0200

Je continu ma série de billets sur la GTD. Ca y est vous avez suivi mon premier conseil : vous avez rassemblé tout ce qui arrive chez vous. Il est temps de savoir comment traiter et organiser tout cela...

Ce petit schéma résume la procédure à suivre, que le vais vous expliquer. L'unique objectif cette procédure est de vider votre boite d'arrivée, et d'y voir parfaitement clair dans vos petites affaires.

Première tri : est-ce que ce document donne lieu à une action ?

Par exemple :

Pour une facture, vous devez envoyer un chèque -> action
Pour votre relevé de point retraite, il faut juste le classer -> pas d'action
Par MSN votre femme vous demande de passer cherchez le pain -> action
Un client au téléphone vous demande de lui envoyer une proposition commercial -> action
Vous recevez un compte-rendu de réunion -> pas d'action
sauf si ... dans ce CR, une tache vous est affecté -> action

Si c'est une action :

est-ce qu'elle vous prendrait 2 minutes au plus ?
Et bien ... faites le immédiatement ! Deux avantages : ça vous libérera d'une tâche qui vous encombre l'esprit et en plus, ça vous prendrait plus de temps d'y revenir plus tard.
Par exemple, payez vos factures dès la réception. Répondez immédiatement au mail qui demande un réponse simple.
est-ce à vous de faire cette tâche? Non ?
Alors déléguez cette tache à un de vos collègues, à votre femme, (ou à votre mari, ne soyons pas misogyne). Mais vous allez quand même suivre cette tâche. Vous allez la classer (ou noter) dans un dossier « A suivre ».

La GTD est basé sur un ensemble de « dossier » pour organiser vos informations. Ces dossiers peuvent se matérialiser différemment suivant vos besoins : un tas sur votre bureau, un trieur, un pochette ou sur votre ordinateur, un dossier de votre disque dur, une catégorie dans votre messagerie, etc.

est ce qu'il y a une date limite ?
Et bien, planifiez cette tâche dans votre agenda, avec suffisamment de temps pour la réaliser.
Cette tâche est à faire dès que possible ?
Quand on est branché, on dit « ASAP » (acronyme anglophone :As soon as possible). Classez cette tâche dans le dossier « Prochaines actions »
est-ce que tâche trop grosse pour être fait d'un seul coup ?
Par exemple, refaire le site faire, réaliser un étude de marché pour un nouveau produit, construire une cabane de jardin...
Et bien, classez cette action dans le dossier « projets », et créez une première action pour ce projet dans le dossier « Prochaines actions »
Par exemple, pour construire un cabane de jardin, vous allez voir ce qui se fait dans les magasins de bricolage. Pour refaire votre site, vous allez questionnez vos collègues pour savoir ce qu'ils aimeraient trouver grâce au site web.

Et si ce n'est pas une action ?

Si c'est un document que vous souhaitez garder mettez le dans un dossier « Références »
Si c'est quelque chose qui devrait donne lieu, un jour, à une action, classez le dans « Un jour, peut être ». Dans ce dossier, vous pouvez stocker toute les idées à mûrir, etc.
Et enfin, si vous n'avez pas d'action à faire, si ce document ne vous sera pas utile dans l'avenir : sans aucun regret, jetez le à la poubelle ! Ce n'est pas la peine de garder plus longtemps des choses inutiles

Cette procédure est a faire aussi souvent que possible. Ca deviendra vite un automatisme.

Vous avez donc 5 dossiers :

Prochaines actions : toutes les tâches que avez à faire le plus rapidement possible,
A suivre : les tâches délégués,
Projets : les actions trop importantes pour être réalisé d'un seul coup,
Références : des informations que vous voulez garder en archive,
Un jour, peut être : des idées, que vous conservez sous le coude.

En plus vous avez votre agenda, etc ... une poubelle !

Les explications sont un peu longues. J'espère que vous suivez encore. Prochaine étage ? Je fais quoi de tout ça ?

MindMapping, organisez vos idées

Olivier Martieaau — Tue, 31 Jul 2007 17:23:00 +0200

En attendant la suite de ma série sur la GTD, je vais vous dire 2 mots sur MindMapping. J'y pense parce que je suis en train de chercher de choisir un site de Mindmapping en ligne pour le tester. Mais qu'est-ce que le MindMapping, ou l'art de créer de MindMaps (en français : cartes heuristiques).

Une mindmap est une représentation graphique, sous forme d'arbre d'un thème quelconque. Le mindmapping n'est pas du tout un outil informatique : on peut très bien faire des Mindmaps sur papier. D'ailleurs, c'est comme ça que j'ai commencé, pour prendre des notes en réunions, grâce au livre "Organisez vos idées grâce au Mind Mapping".

Par exemple, la carte ci-contre représente le menu du site Petillant.

Personnellement, j'utilise beaucoup les mindmaps pour gérer mes listes de choses à faire (avec un map adapté GTD, je vous la donnerai un de ces 4), pour gérer des projets, pour faire l'animation et le suivi de réunions, pour préparer les plans de documents (rapport, notice, compte-rendu ...), pour faire du brainstorming...

De nombreux logiciels existent payants (MindManager) ou gratuits et libres (Freemind). Ces deux exemples ont le bon goût d'être multi-plateformes (MM :Mac/Windows, Freeming : Mac/Windows/Linux).

Mais ce n'est pas la peine de vous lancer dans un de ces logiciels si vous ne rechercher pas avant à comprendre le fonctionnement des mindmaps. Lisez un Petillant avant.

Pour commencer, vous pouvez l'utiliser pour créer le plan d'un document que vous avez à créer :

écrivez dans une map les thèmes qui doivent être abordés dans votre document,

essayez d'en sortir 3 ou 4 grandes thématiques (les grands titres de votre plan), et regrouper les thémes du n°1 sous des grandes thématiques,

vous avez immédiatement une vue de l'équilibre de votre plan : est ce que certaines thématiques doivent être approfondi ?

complétez chaqun des thèmes en entrant dans le détail du plan.

Si nécessaire, vous pourrez totalement changer l'organisation de votre plan, très simplement avec votre souris.

Les mind maps sont redoutablement efficaces pour bien organiser ses idées, approfondir des réflexions, faire le tri, mettre des priorités.

Quelques ressources :

Le mindmapping dans la Wikipedia
Pétillant, le site de référence francophone (mais un peu mort)
Les logiciels Freemind et MindManager
Les deux sites de MindMapping en ligne que je veux tester : MindMeister et Mindomo ... à suivre

GTD : première étape, la collecte

Olivier Martieaau — Fri, 27 Jul 2007 14:40:00 +0200

Allons y, mettons en place la GTD. La première phase est très simple : c'est la collecte.

Pour faire le tri dans ses petites affaires, la premier chose a faire est de les avoir sous la main. Comme ça, cela parait facile, mais en fait, les informations traînent un peu partout :

dans votre courrier postal,
dans votre boite email,
dans la boite vocale de votre portable (sans oublier cette de votre téléphone au bureau),
sur des post-it collés sur votre bureau,
dans vos notes et les compte-rendus de réunion,
dans des logiciels pour plateforme de gestion de projets,
même dans votre tête, vous avez tout un tas de chose à pense de faire,
etc.

Alors, collectez toutes des informations, si possible dans un endroit, mais de façon plus réaliste deux :

votre boite email : dès que vous avez quelque chose à faire à partir de votre ordinateur, envoyez un mémo dans votre boite email. Moi, il m'arrive même de m'envoyez des emails à moi même pour être sur de ne pas oublier quelque chose.
une boite "Inbox" (boite d'entrée) sur votre bureau dans le quel vous mettrez tout ce que arrive dans vos mains.

Certains, comme l'auteur de "Le nouvel art du temps", utilisent des petites fiches cartonnées pour tout noter : idées, projets, adresses, chose à faire... C'est une bonne idée : il n'y a qu'a les mettre dans votre "Inbox" dès que vous rentrez au bureau.

Et voilà, c'est tout pour la phase 1. Évidement, ces boites de réception ne sont pas uniquement destinés à ses remplir indéfiniment, au contraire ! Mais ça, c'est dans la phase 2 !

GTD : l'objectif

Olivier Martieaau — Thu, 26 Jul 2007 11:19:00 +0200

Evidement, je ne suis pas un expert de la GTD : ils sont tous américains ! C'est d'ailleurs étonnant que tout ce courrant sur la productivité personnelle ne soit pas arrivé jusqu'en France. Au USA, il existe même des magasins spécialisés dans la productivité personnelle. Par contre, je pratique GTD depuis quelques temps, et je vais essayer de vous expliquer ce que j'en ai compris. Ce que je veux dire, c'est que j'ai forcément un peu déformé la méthode d'origine : discutions en ensemble...

Le principal avantage de la GTD est de soulager le poids du stress quotidien. En permanence, nous sommes sollicités de tous les cotés : emails, téléphone (fixe et mobile), fax, messagerie instantanée, visite dans le bureau, réunions, flux rss... Nous recevons plus d'information que notre cerveau (en tout cas, le mien) n'est capable d'assimiler et de traiter convenablement.
En plus, la rapidité des communications actuelles semble impliquer un traitement et une réponse elle-même de plus en plus rapide, qui tend vers l'immédiateté.
Ce surplus de sollicitations "urgentes" génère très rapidement du stress : on ne sais plus où donner de la tête. Notre cerveau est encombré par tout un tas de chose, et n'est plus disponible pour faire de tri et être vraiment productif.

Deuxième avantage : améliorer votre productivité. En bref, la GTD va vous aider à en faire plus, dans le même temps, ou suivant vos besoins, faire la même chose en moins de temps ... et vous laisser du temps pour faire autre chose !

Ce qui est le plus intéressant avec la GTD, c'est que c'est une méthode SIMPLE ! Une petite procédure a suivre "bêtement" ....

A suivre : Le point de départ de la GTD, comment vider son esprit et le rendre disponible

GTD ? Pourquoi faire ?

Olivier Martieaau — Tue, 24 Jul 2007 21:32:00 +0200

Je vous bassine depuis un moment avec la GTD. Vous vous demander bien ce que c'est et à quoi cela pourrait bien servir, non ?

Prenons ces deux questions dans l'ordre :

Qu'est-ce que la GTD : C'est une méthode d'organisation personnelle, simple et efficace. GTD veux dire "Getting Things Done", que l'on peut traduire, en gros, par "Enfin faire ce que l'on a à faire"
A quoi cela peut-il servir ? En fait, la GTD vous sera utile, à vous. Non ? Vous avez le temps de faire tout ce que vous voulez ? Tous vos projets avancent et se concrétisent ? Nous n'êtes absolument pas stressé, jamais ? Et vous ne perdez jamais de temps ? Ah ! Si... ça vous arrive aussi, comme moi ? Alors, certainement, la GTD vous sera utile.

A suivre...