S'organiser avec Easy To-Do
Par Olivier Martieaau le mercredi 31 mai 2006 - s'organiser - Lien permanent
Je suis en train de regarder de près les outils d'organisation disponibles. Je suis totalement séduit par une méthode qui s'appele la GTD (Getting Things Done). On a tous essayé faire des listes, mais au final on arrive avec des listes interminables, donc inutilisables.
La GTD vous permet d'organiser ces listes efficacement, en les classant en différentes catégories :
La notion de contexte : certaines tâches ne peuvent pas être faites partout, pas la peine de s'en occuper quand on n'est pas dans le bon contexte : il y a des choses que l'on ne peux faire qu'à la maison, ou qu'avec un ordinateur, ou en ville lorsque l'on fait les courses.
La notion de priorité : on classe par priorité de réalisation. On ne doit pas passer à une tâche de la seconde priorité avant d'avoir fini toutes les tâches de la première. Dans ce classement, on met aussi en attente des tâches qui ont été délégués, on met de côté les tâches sans importances.
Et mine de rien, avec ces deux classements on y voie beaucoup plus clair.
La GTD repose sur d'autres principes simples, par exemple le découpage en petites taches, la réalisation immédiate de tout ce qui ne prend pas plus de 2 minutes, etc.
Pour le moment, j'ai mis en place la GTD sur papier (! : voir HipsterPDA) mais je regarde les outils qui existent pour faire ça. Sur le web, je n'ai rien trouvé de convaincant (trop compliqué), en logiciel à installer le freeware Easy To-Do est bien adapté pour faire ça.
Quelques pistes pour personnaliser Easy To-Do :
- utiliser les catégories pour les contextes,
- configurer les ressources pour la gestion des délagations,
- par convention, on peut définir que la priorité urgente correspont aux tâches à effectuer en priorité, puis « High » pour celles qui doivent être faites après, « Medium » pour cette qui n'ont pas de priorité et enfin « Low » pour celle qui sont délégués à d'autres personnes ou en attente d'évènement externe.
On peux regrouper l'ensemble des priorités dans des onglets : cela permet de n'avoir sur l'écran que les priorités « urgentes »
J'ai aussi supprimé la notion de date, chez moi ce qui doit avoir une date est dans mon agenda. Le reste doit être fait par les priorités : c'est toujours une mauvaise idée de se faire dicter ses priorités par l'urgence. Il ne faut pas confondre urgence et importance, il faut évidement traiter en priorité ce qui est important en premier.
Est-ce que vous avez essayé des outils d'organiser ? Et sinon, vous utiliser quoi au jour le jour ?
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Commentaires
My life Organised et Life Balance sont également intéressants.
Pas mal du tout cet utilitaire ! J'utilisais jusqu'à présent la todolist de yahoo widget et ces virtual post it. Dommage pour My life Organized et Life Balance qui sont payants :(
Sinon en gestion de projets version "online" le must reste basecamp de 37 signals.
Un autre outil gratuit est l'application ThinkingRock www.thinkingrock.com.au (assez récente - Avril 2006). Elle est developpée en Java et donc tourne sur Windows, Linux et Mac.
ThinkingRock permet de rassembler vos idées et de les gérer en tant qu'actions, projets, informations ou futures possibilités. Les actions sont soit pour vous, soit assignées à une autre personne, soit à faire pour une date précise. Les projets peuvent etre composés d'actions et de sous-projets. Vous pouvez facilement revoir vos actions, projets et autres afin de décider les actions à effectuer en fonction de votre temps disponible et de vos priorités.
Cette application a été testé de manière professionelle et une aide en ligne ainsi que le support utilisateur sont fournis.
Il y a aussi l'outliner ADB Idea Library de HappyJackRoad qui fonctionne sur PDA (freeware). Il permet de créer des dossiers en arborescence, de classer les taches d'Outlook existantes d'en ajouter et de mettre aussi des documents de type notes, enregistrements audio, ou encore dessins crayonnés. Mode drag & drop très partique pour glisser les objets d'un dossier à un autre.
A noter qu'il y a aussi une application sur PC pour synchroniser avec le PDA. Format actuel de la base .mdb compatible Pocket Access