GTD phase 2 : traiter et organiser
Par Olivier Martieaau le mercredi 8 août 2007 - s'organiser - Lien permanent
Je continu ma série de billets sur la GTD. Ca y est vous avez suivi mon premier conseil : vous avez rassemblé tout ce qui arrive chez vous. Il est temps de savoir comment traiter et organiser tout cela...
Ce petit schéma résume la procédure à suivre, que le vais vous expliquer. L'unique objectif cette procédure est de vider votre boite d'arrivée, et d'y voir parfaitement clair dans vos petites affaires.
Par exemple :
- Pour une facture, vous devez envoyer un chèque -> action
- Pour votre relevé de point retraite, il faut juste le classer -> pas d'action
- Par MSN votre femme vous demande de passer cherchez le pain -> action
- Un client au téléphone vous demande de lui envoyer une proposition commercial -> action
- Vous recevez un compte-rendu de réunion -> pas d'action
- sauf si ... dans ce CR, une tache vous est affecté -> action
Si c'est une action :
- est-ce qu'elle vous prendrait 2 minutes au plus ?
Et bien ... faites le immédiatement ! Deux avantages : ça vous libérera d'une tâche qui vous encombre l'esprit et en plus, ça vous prendrait plus de temps d'y revenir plus tard.
Par exemple, payez vos factures dès la réception. Répondez immédiatement au mail qui demande un réponse simple. - est-ce à vous de faire cette tâche? Non ?
Alors déléguez cette tache à un de vos collègues, à votre femme, (ou à votre mari, ne soyons pas misogyne). Mais vous allez quand même suivre cette tâche. Vous allez la classer (ou noter) dans un dossier « A suivre ».
La GTD est basé sur un ensemble de « dossier » pour organiser vos informations. Ces dossiers peuvent se matérialiser différemment suivant vos besoins : un tas sur votre bureau, un trieur, un pochette ou sur votre ordinateur, un dossier de votre disque dur, une catégorie dans votre messagerie, etc.
- est ce qu'il y a une date limite ?
Et bien, planifiez cette tâche dans votre agenda, avec suffisamment de temps pour la réaliser. - Cette tâche est à faire dès que possible ?
Quand on est branché, on dit « ASAP » (acronyme anglophone :As soon as possible). Classez cette tâche dans le dossier « Prochaines actions » - est-ce que tâche trop grosse pour être fait d'un seul coup ?
Par exemple, refaire le site faire, réaliser un étude de marché pour un nouveau produit, construire une cabane de jardin...
Et bien, classez cette action dans le dossier « projets », et créez une première action pour ce projet dans le dossier « Prochaines actions »
Par exemple, pour construire un cabane de jardin, vous allez voir ce qui se fait dans les magasins de bricolage. Pour refaire votre site, vous allez questionnez vos collègues pour savoir ce qu'ils aimeraient trouver grâce au site web.
Et si ce n'est pas une action ?
- Si c'est un document que vous souhaitez garder mettez le dans un dossier « Références »
- Si c'est quelque chose qui devrait donne lieu, un jour, à une action, classez le dans « Un jour, peut être ». Dans ce dossier, vous pouvez stocker toute les idées à mûrir, etc.
- Et enfin, si vous n'avez pas d'action Ă faire, si ce document ne vous sera pas utile dans l'avenir : sans aucun regret, jetez le Ă la poubelle ! Ce n'est pas la peine de garder plus longtemps des choses inutiles
Vous avez donc 5 dossiers :
- Prochaines actions : toutes les tâches que avez à faire le plus rapidement possible,
- A suivre : les tâches délégués,
- Projets : les actions trop importantes pour être réalisé d'un seul coup,
- Références : des informations que vous voulez garder en archive,
- Un jour, peut être : des idées, que vous conservez sous le coude.
Les explications sont un peu longues. J'espère que vous suivez encore. Prochaine étage ? Je fais quoi de tout ça ?
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Commentaires
Je suis avec intérêt cette série sur la GTD dont j'ai déjà entendu parler.
Pour l'instant je suis dubitatif, j'attends la suite.
Dans mon souvenir de GTD, c'était un peu différent, un truc du genre:
concentrez vous sur un truc à faire vraiment important, ne faites que ça et déléguez tout le reste.
Je confonds peut-être. Sûrement.
Comme je le disais en préambule, je ne suis pas un spécialiste. Il me semble que l'on retrouve la notion d'important dans la GTD, mais c'est surtout dans les livres de Stephen Covey (Priorité aux priorités , Le 7 habitudes ...) que l'on retrouve cette motion d'importance. On y retrouve la matrice "important/non important" x "Urgent, non urgent". Je pourrait en faire un petit billet, ca ne fait pas de mal de se remettre ce principe en tête de temps en temps (on a tendance à s'occuper des "Urgent x non important" avant les "important x non urgent")
Moi, ce que j'ai retenu de la GTD, c'est vraiment l'organisation des taches. Comme tout le monde, j'ai beaucoup fait des listes de chose à faire. Mais au bout d'un moment, ca devient ingérable avec des tâches qui ne sont jamais faite : ca fini par devenir décourageant.
Et avec cette nouvelle organisation, le dépilage se fait mieux ?
Forcément : la visibilité est bien meilleure. J'anticipe un peu sur la prochaine phase, mais après dès que l'on a fini quelque chose, on regarde dans "Actions suivantes" pour choisir ce que l'on a à faire, en fonction de ses priorités, du temps disponible, etc.
Puisque vous aimez GTD et les mind maps, on peut combiner les deux pour visualiser encore mieux son organisation: quelques explications et des templates (FreeMind, MindManager) sur mon blog dans les posts "GTD sur Mind Map"
http://web.mac.com/ericlodi/iWeb/Or...
Bon GTD!
pour ma part je n'ai pas tout gardé de GTD et j'ai simplifié au maximum : j'ai gardé les petits bouts de papiers réunis par une attache . sur chaque morceau de papier je note la prochaine chose à faire. A chaque fois qu'une chose est faite je jette le papier : c'est vraiment "jouissif" ; on a prseque envie de faire les taches pour jeter le petit morceau de papier !
comme je suis un minimum écolo, j'utilise un bloc de papier de récup (pub) que j'utilise sur le coté non imprimé.
On peut aussi utiliser son téléphone mobile, avec un logiciel comme wikimobile, qui reprend la gestion des taches par date, contexte, projet, délégation en profitant des aspects multimédia du téléphone (notes vocales, photo, video), contacts et agenda. Toutes les données du téléphone sont ainsi utilisées et toujours avec vous.
Disponible Ă www.wikimobile.eu
Cordialement