Première tri : est-ce que ce document donne lieu à une action ?

Par exemple :

  • Pour une facture, vous devez envoyer un chèque -> action
  • Pour votre relevé de point retraite, il faut juste le classer -> pas d'action
  • Par MSN votre femme vous demande de passer cherchez le pain -> action
  • Un client au téléphone vous demande de lui envoyer une proposition commercial -> action
  • Vous recevez un compte-rendu de réunion -> pas d'action
  • sauf si ... dans ce CR, une tache vous est affecté -> action


Si c'est une action :

  • est-ce qu'elle vous prendrait 2 minutes au plus ?
    Et bien ... faites le immédiatement ! Deux avantages : ça vous libérera d'une tâche qui vous encombre l'esprit et en plus, ça vous prendrait plus de temps d'y revenir plus tard.
    Par exemple, payez vos factures dès la réception. Répondez immédiatement au mail qui demande un réponse simple.
  • est-ce à vous de faire cette tâche? Non ?
    Alors déléguez cette tache à un de vos collègues, à votre femme, (ou à votre mari, ne soyons pas misogyne). Mais vous allez quand même suivre cette tâche. Vous allez la classer (ou noter) dans un dossier « A suivre ».

La GTD est basé sur un ensemble de « dossier » pour organiser vos informations. Ces dossiers peuvent se matérialiser différemment suivant vos besoins : un tas sur votre bureau, un trieur, un pochette ou sur votre ordinateur, un dossier de votre disque dur, une catégorie dans votre messagerie, etc.

  • est ce qu'il y a une date limite ?
    Et bien, planifiez cette tâche dans votre agenda, avec suffisamment de temps pour la réaliser.
  • Cette tâche est à faire dès que possible ?
    Quand on est branché, on dit « ASAP » (acronyme anglophone :As soon as possible). Classez cette tâche dans le dossier « Prochaines actions »
  • est-ce que tâche trop grosse pour être fait d'un seul coup ?
    Par exemple, refaire le site faire, réaliser un étude de marché pour un nouveau produit, construire une cabane de jardin...
    Et bien, classez cette action dans le dossier « projets », et créez une première action pour ce projet dans le dossier « Prochaines actions »
    Par exemple, pour construire un cabane de jardin, vous allez voir ce qui se fait dans les magasins de bricolage. Pour refaire votre site, vous allez questionnez vos collègues pour savoir ce qu'ils aimeraient trouver grâce au site web.


Et si ce n'est pas une action ?

  • Si c'est un document que vous souhaitez garder mettez le dans un dossier « Références »
  • Si c'est quelque chose qui devrait donne lieu, un jour, à une action, classez le dans « Un jour, peut être ». Dans ce dossier, vous pouvez stocker toute les idées à mûrir, etc.
  • Et enfin, si vous n'avez pas d'action à faire, si ce document ne vous sera pas utile dans l'avenir : sans aucun regret, jetez le à la poubelle ! Ce n'est pas la peine de garder plus longtemps des choses inutiles
Cette procédure est a faire aussi souvent que possible. Ca deviendra vite un automatisme.

Vous avez donc  5 dossiers :
  • Prochaines actions : toutes les tâches que avez à faire le plus rapidement possible,
  • A suivre : les tâches délégués,
  • Projets : les actions trop importantes pour être réalisé d'un seul coup,
  • Références : des informations que vous voulez garder en archive,
  • Un jour, peut être : des idées, que vous conservez sous le coude.
En plus vous avez votre agenda, etc ... une poubelle !

Les explications sont un peu longues. J'espère que vous suivez encore.  Prochaine étage ? Je fais quoi de tout ça ?